Executive Assistant

Wir suchen kein*e Alleskönner*in - was wir brauchen, ist eine erfahrene Persönlichkeit, die administrative Abläufe souverän im Griff hat, neugierig auf KI-Tools ist und sich traut, dem CEO auch mal zu widersprechen. Als rechte Hand des CEOs sorgst du nicht nur dafür, dass der Alltag reibungslos läuft, sondern bringst auch deine eigene Stimme ein – als Sparringpartner*in, Impulsgeber*in und Mitdenker*in.

Das erwartet dich:

• Administrative und organisatorische Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft und bei strategischen Projekten

• Vorbereitung, Protokollführung und Nachbereitung von Geschäftsleitungssitzungen

• Terminmanagement für den CEO sowie Jahresplanung der Geschäftsleitung

• Aufbereitung von Daten und Unterlagen für Gespräche mit Kunden und Partnern

• Identifikation von Ansätzen zur Unterstützung oder Automatisierung von Aufgaben durch KI-Tools

• Ansichten und Meinungen des CEO kritisch hinterfragen und damit aktiv zur Reflexion und Weiterentwicklung der gemeinsamen Arbeit beitragen

Das bringst du mit:

• Ausgeprägte Lernbereitschaft und Freude an persönlicher Weiterentwicklung

• Mit deinem Organisationstalent und deiner selbständigen, initiativen Denkweise behältst du auch in komplexen Situationen den Überblick

• Empathisches, diplomatisches Auftreten und Fingerspitzengefühl im Umgang mit Stakeholdern

• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikation, inklusive: professioneller Umgang mit E-Mails, Berichten, Präsentationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungsebene

• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit modernen KI-Tools (z. B. Co-Pilot, ChatGPT, Notion AI, KI-gestützte Planungstools) sowie Interesse, neue Technologien systematisch zu testen und für die Organisation nutzbar zu machen

• Stilsicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Souveräner Umgang mit MS Office 365 und modernen Kollaborationstool

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung oder ein Studium beispielsweise in Betriebswirtschaft